Bent u een Apple gebruiker of handelt u de e-mail af via een web Applicatie (zoals gmail) dan kunt u last krijgen van e-mail berichten die “winmail.dat” bijlagen bevatten. Het “winmail.dat” bestand komt binnen als een bijlage en u kunt er niets mee doen, terwijl de oorspronkelijke bijlagen niet in het e-mailbericht te vinden zijn. Dit artikel beschrijft het probleem en hoe u het kan verhelpen.
Microsoft’s e-mail formaat
Dit is nu zo’n compatibiliteitsprobleem die zich tussen Microsoft en andere software bedrijven zoals Google en Apple heeft gemanifesteerd, waarbij geen van de betrokken partijen binnen een respectabele tijd het probleem heeft opgelost. De verantwoordelijke partij is de Microsoft e-mail software Outlook in samenwerking met haar email server Exchange. De Outlook applicatie kan een bericht in 3 verschillende formaten versturen, te weten:
- Platte tekst
- Richt Text Format (RTF)
- HTML (een internet formaat gebruikt door internet browsers)
De 2de optie is de boosdoener (RTF). De wat oudere computergebruikers kennen het RTF-formaat nog wel. Het bestaat al heel lang en heeft nimmer voor problemen gezorgd. Maar Microsoft heeft bij Outlook destijds een eigen draai aan het RTF-formaat gegeven en dat hadden ze beter niet kunnen doen. Inmiddels heeft Microsoft zijn leven gebeterd, maar computer gebruikers die geen Outlook voor hun e-mail afhandeling gebruiken kunnen er nog steeds last van krijgen. De terugwaartse compatibiliteit in MS Outlook en MS Exchange zorgen er namelijk voor dat het foute RTF-formaat af en toe weer de kop opsteekt.
Hoe kan u “Winmail.dat” voorkomen?
De persoon die u e-mail berichten stuurt met het “winmail.dat” probleem gebruikt Microsoft Outlook. Outlook is een zeer geavanceerde e-mail applicatie, met veel opties. Verzoek uw relatie Microsoft Outlook als volgt in te stellen. Zorg dat de Outlook optie: [e-mail] ingesteld staat op HTML en dat onderin de optie geselecteerd staat: “Converteren naar tekst zonder opmaak” (zie afbeeldingen). 
Toch nog problemen?
Is na het volgen van de bovenstaande instructies het probleem nog steeds niet verholpen dan moet de beheerder van de Exchange server er aan te pas komen. Want indien uw klant u eenmaal een e-mail bericht gestuurd heeft waarbij het Microsoft RTF-formaat gebruikt is, dan wordt deze voorkeur opgeslagen op de Microsoft Exchange server (ook in de 365 cloud). In het beheer gedeelte van Microsoft Exchange e-mail server zal een regel toegevoegd moeten worden met instellingen die het RTF-formaat verbiedt, voor een specifiek op te geven domeinnaam (in uw geval de domeinnaam van uw email adres). Zie de instructies hieronder en de afbeelding ter verduidelijking.
Instructies voor Exchange / Cloud beheerder:
– Login op Exchange beheer of beheer van van uw 365 account
– open het admin menu en het beheerder centrum
– Kies dan e-mailstroom
– Selecteer “externe domeinen”
– Maak een nieuw domein aan via het + teken
– Voeg een omschrijving en de externe domeinnaam in
– Selecteer (onderin) bij RTF-indeling: Nooit
– Sla de gegevens op.
Kans op herhaling blijft!
De bovenstaande instructies zal het “winmail.dat” probleem op uw domein naam verhelpen.
Maar via een andere relatie kan het probleem weer opnieuw opduiken.
Overleg dan opnieuw deze instructies met de nieuwe relatie.
Johan Sneek